▣ 部长级秘书道出机关生存法则(深度职场好文!)

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本文是文化和旅游部党组成员、副部长项兆伦同志结合自己的工作体会,专门给年轻人写的一篇文章,对年轻干部有非常强的指导意义。

项兆伦曾长期担任前国务院总理温家宝同志的办公室主任(即大秘),其机关工作经验异常丰富、弥足珍贵。

而温家宝总理更是体制内多年培养出来的秘书典范(曾任中办主任,服务多届中央领导人),其亲自培养出来的大秘必然更是精英中的精英。

项兆伦的经验,无论对体制内朋友,还是处于体制外职场中的朋友,都有诸多裨益,值得收藏、分享。

“如何较快适应机关工作,成为单位的骨干,并且不断取得新的进步,是年轻同志关心的事,一定程度上也是年轻同志感到困惑的事。”帮助年轻同志较快适应机关工作,是领导班子带队伍的重要责任。

我结合自己的体会和机关工作实际,就年轻干部如何较快适应机关工作讲些想法,与大家交流和分享。

适应和胜任机关工作,要有三个基本能力:

准确简洁、逻辑清晰的口头和书面表达能力;

严谨细致、干净利落的办事能力;

善于沟通、商量办事的协作共事能力。

表达能力

就是要善于用最简洁的语言,把复杂的事情讲清楚,把构成事情的各个要素以语言通俗、条理清楚、重点突出、简单明了的方式表达出来。

这是要练就的一个基本功。

有一个管用的训练办法,就是在向上级汇报前,先向自己汇报一遍,用5分钟时间把一件复杂的事情讲清楚,把你了解的情况和你的看法表达清楚。

尤其是随着资历加深、职务提高,需要汇报的事越来越多,很多场合往往需要汇报人在几分钟内把一件事汇报完。这就需要大家具备准确简洁、逻辑清晰的口头表达能力。

养成这个习惯,你开会发言、讲话也会比较简洁,不会东拉西扯,不着边际,长篇大论。

从书面表达能力来说,写出来的稿子一要自己没有疑问,二要经得起上级和别人问。

我经常遇到这样的情况:看了一个稿子,找起草人来问一问这一段是什么意思,然后他给我解释一番,我听明白了,就说你把刚才解释的话替换进去,稿子就写清楚了。

你可以来跟我解释,但我们很多稿子是要往上面报的,要经过多位领导,你写一段看不明白的话在里面,难道每位领导那里你都去解释一番?

再者,好的稿子应当一目了然,不需要解释。

稿子不仅要经得起问,还要能讲。

好的稿子是可以讲的,给别人念一遍,大家就听得一清二楚,这是最好的稿子。写出来的稿子不应该只能看、不能讲。

如果稿子要反复看才能弄明白,就是写得太复杂了。

因此,一个基本的要领是,我们一定不要“写”文章,而是要想象成自己是在当面跟人说。

把当面说的语言组织成书面的文字,这样讲清楚也就写清楚了。

因此,写文稿首先要会讲文稿。当然,写文稿之前,还要把情况吃透,搞清楚。

总之,提高表达能力需要做到:搞清楚,想清楚,讲清楚和写清楚。

做到这几点,除了逻辑思维、写作能力,还取决于工作基础,取决于你对情况的掌握和工作的细致程度。

文字表达能力,还有个政策素养和语法修辞基本训练问题。

文稿从司局报出,经过一定程序,有的会直接成为国家机关的正式文件,有的会成为有关文件的重要内容,从而成为指导全国某方面工作的重要政策或工作要求。

从内容上说,要成为政策或工作要求,就必须符合党的方针政策,符合国家法律法规,符合部门和地方的实际情况,能够解决问题,经得起历史检验。

从文字上说,要体现国家机关文稿的水准,让人一看就是国家机关的水平。

高水准的文稿首先要符合中国语言文字的规范。

逻辑不通,辞不达意,乃至标点符号错误都是不容许的。

办事能力

要做到严谨细致,干净利落,关键是养成良好的工作习惯,即谋划在前、请示在先,记录在案、办细办实,报告及时、事后总结。

1、谋划在前。

做任何事情,先把“怎么做、怎么开展”想清楚、理清楚。

我们很多工作要搞工作方案。

如办会要有会议方案,遇到重要的会议,对每个细节、每个环节,每个人负责什么事,都有详细的设计,有一个组织工作方案,各项工作都要按这个方案有条不紊地展开。

2、请示在先。

这里有两个重要环节:

第一是接受任务环节。

接到一个任务,要立即做个确认,是不是准确领会了任务、意图和目的。如果没搞清楚就去做,结果不仅可能事倍功半,甚至是南辕北辙,误时误事。

因此,做事前一定要先把意图吃透吃准。
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